Alle artikelen

Maak Excel sheets en Access databases overbodig door ze slim na te bouwen.

Werk je nog met losse Excel bestanden en verschillende Access databases? Dan is de kans groot dat huidige processen binnen jouw bedrijf op dit moment onpraktisch en inefficiënt zijn en toe aan verbetering. Deze software laten nabouwen door Let’s Develop is dan een efficiënte oplossing. Herkenbaar en vertrouwd in gebruik, maar dan slimmer, beter en sneller. Klaar voor de toekomst.

De specialisten van Let’s Develop komen regelmatig bedrijven tegen die voor veel interne processen werken met Excelsheets of Microsoft Access databases. Vaak wordt hier zelfs door meerdere medewerkers in gewerkt. Dit werkt niet efficiënt en is bovendien erg foutgevoelig. Denk aan het handmatig overschrijven van wijzigingen of gebruik van meerdere versies tegelijk. Vaak hangt de hele bedrijfsvoering aan één Excel-sheet. Als daar iets mis gaat, ligt de hele bedrijfsvoering plat. Terwijl deze software relatief eenvoudig nagebouwd en gemoderniseerd kan worden. Stop dus met knippen en plakken en start met Access of Excel nabouwen. Je krijgt daarmee een applicatie dat niet alleen jouw processen ondersteunt, maar ook optimaal presteert. Met alle nieuwe mogelijkheden om te innoveren van dien.

II

“Het systeem zorgt naast de rapportage ook voor de financiële afhandeling én genereert direct een vervolgafspraak. Er wordt dus erg veel data gelogd.
Hiermee bespaart Attack veel tijd.”

José Falcon Pearse
Operationeel Manager Attack dierplaagbestrijding

Geen verouderde trage software meer voor Attack

Zo heeft Let’s Develop het verouderde en trage Access systeem van Attack dierplaagbestrijding nagebouwd naar een nieuwe (web)applicatie. Hierdoor is het handmatig invoeren van tig records niet meer nodig. Door de automatische synchronisatie is nu 1 druk op de knop voldoende. Dit zorgt voor een enorme tijdwinst. Dankzij de nieuwe planningsgenerator kunnen bovendien maar liefst 50% meer klantbezoeken per week worden afgelegd. Een geweldig resultaat dat laat zien dat het nabouwen van software het verschil kan maken voor organisaties. Lees de hele klantcase van Attack

De 5 (grootste) nadelen van Excel en Access

Natuurlijk werken we allemaal graag met Excel of Access. Het is voorhanden, bijna iedereen kan er mee overweg en het is flexibel. Een extra toepassing is snel toegevoegd. Voor een project is dit ook handig en hiervoor zullen deze programma’s hun waarde behouden. Echter zijn ze niet geschikt voor (kritische) bedrijfsprocessen. Hieronder zetten we uitéén waarom het gebruik van Excel en Access vaak tot uitdagingen op het gebied van efficiënt werken en inzicht leidt.

1. Slecht schaalbaar

Excel en Access kennen serieuze beperkingen op het gebied van schaalbaarheid. Ze zijn niet gebouwd om met een groot aantal mensen tegelijk in een database te werken. Hierdoor is de kans groot dan medewerkers elkaars werk gaan overschrijven of dat medewerkers het document hierdoor vaak ook lokaal opslaan. Hierdoor ontstaan er verschillende versies van hetzelfde document en dan werkt iedereen in zijn eigen versie. Wie weet dan nog welke dan de juiste is? Dit is vaak onduidelijk. Uitzondering hierop is overigens een Access database die op een gedeelde share beschikbaar is. Wat ook een probleem is dat de programma’s snel crashen bij het openen van grote bestanden met enorm veel data..

2. Compatibiliteits-problemen

Excel en Access worden op de lokale werkstations van medewerkers geïnstalleerd. Hierdoor kunnen problemen ontstaan door verschillende geïnstalleerde versies zoals incompatibiliteit van functies. Bij een update of overstap naar een nieuwe versie blijken vooral macro’s zeer gevoelig te zijn. Met macro’s (stukjes VBA code) kunnen heel eenvoudig berekeningen uitgevoerd worden, ook over meerdere Excel sheets heen. Als er een nieuwe versie komt is er een grote kans dat alle stuurinformatie opnieuw ingevoerd moet worden. Onwenselijk en tijdrovend.

3. Niet standaard te koppelen

Excel en Access zijn niet standaard koppelen met externe software. Er is geen Excel api of Access api beschikbaar waarmee andere software rechtstreeks met Excel of Access te koppelen zijn. Ook met de bekende programmeertaal VBA (Visual Basic voor Applicaties) is koppelen zelfs lastig tot onmogelijk. Dit betekent dat data uit Acces of Excel vanuit externe programma’s of cloud software geplaatst moet worden.

4. (Te) weinig vaardigheden

Veel medewerkers beschikken alleen over de basisvaardigheden van Excel en Access. De meeste medewerkers hebben problemen met het creëren en begrijpen van formules in spreadsheets. We zien vaak dat er Excelsheets ontwikkeld zijn met tal van berekeningen en mooie functionaliteiten door één handige medewerker binnen een bedrijf. Wat als deze vertrekt? Dan is er niemand meer die met het geprogrammeerde gedeelte van jouw prachtige Access-database of Excel-sheet weet om te gaan. Dit maakt jouw bedrijf kwetsbaar. Uiteraard kan personeel hiervoor opgeleid worden. Duurzamer is het echter om te investeren in een lange termijn en toekomstbestendige oplossing.

5. Zorgen om de veiligheid

Hoe goed je de bestanden, werkbladen, vensters en structuren ook beveiligd met wachtwoorden. Deze zijn helaas door de matige encryptie met de juiste programma’s relatief gemakkelijk te kraken. Tevens is het niet mogelijk om rechten en rollen per gebruiker in te stellen. Vindt je datakwaliteit en veiligheid belangrijk, gebruik dan niet Excel of Access als opslagmedium.
Naast deze bovenstaande 5 nadelen zijn er nog meer valkuilen te benoemen. Naast dat het handmatig invoeren van de data foutgevoelig en arbeidsintensief is, blijft ook versiebeheer lastig. Er is geen sprake van logging en tracking van mutaties. Documenteren gebeurt vaak niet omdat de Excel sheets of Access database zich gaandeweg ontwikkelen. De Excel applicatie is niet ontworpen om data in een vaste en duidelijke context te interpreteren. Dit maakt het lastig om met deze programma’s duidelijke workflows te maken en trends (veranderingen in de tijd) inzichtelijk te krijgen.

Veel voordelen nabouwen Access en Excel

Kortom er zijn volop redenen om de afhankelijk van Access of Excel in jouw bedrijfsprocessen te verminderen. Laat deze programma’s door Let’s Develop nabouwen tot een robuuste (web)applicatie. We maken Access of Excel programma exact na, inclusief de vertrouwde formules, functionaliteiten en formulieren, maar dan voorbereid op de toekomst. Dus inclusief toegang via de cloud. Geen knip- en plakwerk meer, maar een toekomstbestendig geïntegreerd systeem voor al jouw processen. Met onder andere bijgaande voordelen: